Das Spenderflächenkataster bietet den Institutionen, die artenreiche Grünlandflächen durch Mahdgutübertragung entwickeln wollen, die Möglichkeit, die für die jeweilige Empfängerfläche geeignetste Spenderfläche zu finden. Hier sind insbesondere Naturschutzbehörden und Biologischen Stationen, die Stiftungen Rheinische und Westfälische Kulturlandschaft sowie Planungsbüros, Straßen NRW, Wasserverbände, Kommunalverbände, Deichverbände und der ehrenamtliche Naturschutz zu nennen. Diese können in der zur Verfügung stehenden Recherchemaske eine Reihe von Parametern eingegeben werden, die die Spenderfläche aufweisen soll. Je mehr Informationen über die Empfängerfläche zur Verfügung stehen, desto eher wird es möglich sein, eine hierzu passende Spenderfläche zu finden. Die Eintragung der Parameter in die Recherchemaske erfolgt über Schlüssellisten.
Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl einer geeigneten Spenderfläche aus dem Ergebnis der Recherche berücksichtigt werden:
Es besteht die Möglichkeit, dass sich die Grünlandflächen aufgrund wechselnder Bewirtschaftung bezüglich ihres Arteninventars seit der Kartierung positiv oder negativ verändert haben. Deshalb sollte der tatsächliche Artenbestand einer Fläche immer überprüft werden, bevor eine endgültige Auswahl als Spenderfläche erfolgt.
Viele der prinzipiell für eine Mahdgutübertragung geeigneten Flächen liegen in Betreuungsgebieten der Biologischen Stationen. Deshalb sollte vor der endgültigen Festlegung, welche Fläche als Spenderfläche genutzt werden soll, Kontakt mit der jeweiligen im Raum tätigen Biologischen Station bzw. der Unteren Naturschutzbehörde aufgenommen werden. Diese können in vielen Fällen weitere Informationen zum aktuellen Zustand der Fläche liefern. Außerdem kennen sie zu beachtende Rahmenbedingungen durch laufende Verträge im Rahmen des Vertragsnaturschutzes sowie sonstige naturschutzfachliche Zielsetzungen der Flächen.
Darüber hinaus liegen bei den Biologischen Stationen, den Unteren Naturschutzbehörden aber auch bei der Stiftung Rheinische Kulturlandschaft (Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf) und der Stiftung Westfälische Kulturlandschaft (Regierungsbezirke Münster, Detmold und Arnsberg) zum Teil wichtige Informationen zum Bewirtschafter der Fläche (z. B. zur Maschinenverfügbarkeit) vor. Bei Bedarf können diese Institutionen den Kontakt zum Bewirtschafter herstellen.
Im Kontakt mit den genannten Institutionen und dem Bewirtschafter der Spenderfläche sollte geklärt werden, ob in der Vergangenheit Handelssaatgut ausgebracht wurde. Die Universität Regensburg hat zur Identifikation historisch alten Grünlands einen Leitfaden entwickelt. Ist die Einbringung von Handelssattgut in der Vergangenheit mit hoher Wahrscheinlichkeit auszuschließen, kann die Fläche ohne Gefahr der Florenverfälschung als Spenderfläche in Betracht gezogen werden. Andernfalls sollte hierauf verzichtet werden, um zu verhindern, das durch die Mahdgutübertragung nicht gebietsheimisches Saatgut (vgl. §40 BNatschG) auf der Empfängerfläche ausgebracht wird. Darüber hinaus sollten auf der Spenderfläche keine Neophyten enthalten sein, die aufgrund ihrer Invasivität problematisch sind. Auch Flächen, die das Jakobs-Kreuzkraut enthalten, sind grundsätzlich nicht geeignet.
Planung und Umsetzung der geplanten Mahdgutübertragung sollten immer durch Fachkundige erfolgen. Alle Maßnahmen insbesondere auf der Fläche selber sollten in enger Abstimmung mit der zuständigen Unteren Naturschutzbehörde bzw. den Biologischen Stationen, aber auch dem Nutzer bzw. dem Eigentümer einer Fläche erfolgen. Es besteht selbstverständlich keine automatische Erlaubnis, eigenständig eine Betretung oder Nutzung (Sammlung von Samen, Mahd etc.) der ausgewählten Flächen vorzunehmen.